Nieaktualne dane firmy w internecie odkrywasz zwykle przypadkiem. Klient dzwoni pod numer, którego nie masz od dwóch lat.
Albo trafia pod adres, spod którego wyprowadziłeś się w zeszłym roku. Numer wisi w katalogu firm, którego nigdy nie zakładałeś.
Pierwszy odruch to napisać do portalu z żądaniem usunięcia wpisu. Ten odruch prawie zawsze prowadzi donikąd. Poniżej pokazuję, skąd te dane naprawdę pochodzą i w jakiej kolejności je naprawiać, żeby przestały wracać.
Krótka odpowiedź: Nieaktualne dane firmy w internecie zwykle nie pochodzą od katalogów, tylko z CEIDG. Tam są jawne z mocy ustawy i wolno je legalnie ponownie wykorzystywać. Usunięcie jednej kopii niczego nie kończy, bo odtworzy się ze źródła. Naprawiaj w kolejności: najpierw CEIDG, potem wizytówka Google, na końcu kopie w katalogach.
Spis treści
- Skąd katalogi firm mają dane Twojej firmy
- Dlaczego usuwanie danych z katalogów nie rozwiązuje problemu
- Kolejność naprawy: najpierw źródło, potem Google, na końcu kopie
- Co się zmienia od 14 października 2026 w danych kontaktowych
- Czego naprawdę możesz żądać od katalogu
- Nieaktualne dane firmy w internecie - od czego zacząć porządki
- Często zadawane pytania (FAQ)
1. Skąd katalogi firm mają dane Twojej firmy
Danych w katalogu zwykle nie wpisuje nikt z Twojej firmy. Przechodzą one przez cztery etapy, zanim zobaczysz je w wynikach wyszukiwania.
- Rejestr publiczny - CEIDG, KRS, REGON. Tutaj powstaje oryginał wpisu.
- Pośrednik danych - firma pobiera rejestr masowo i udostępnia go dalej przez API lub plik.
- Katalog firm - buduje z tego profil, dokłada mapę, kategorię i miejsce na opinie.
- Kopie wtórne - mniejsze portale i agregatory przepisują profil od katalogu.
Punktem wyjścia jest jawność rejestru. Art. 45 ust. 1 ustawy o CEIDG brzmi: „Dane i informacje udostępniane przez CEIDG są jawne. Każdy ma prawo dostępu do tych danych i informacji.”.
Jawność to dopiero połowa mechanizmu. Art. 47 ust. 2 tej samej ustawy odsyła do ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.
Ponowne wykorzystanie danych z CEIDG jest więc legalne z założenia, a nie z przeoczenia (tekst jednolity ustawy).
Jawne są dwa adresy: do doręczeń i stałego miejsca wykonywania działalności (art. 5 ust. 1 pkt 6). Przy jednoosobowej działalności bywa to po prostu adres domowy.
Lepiej wiedzieć o tym przy zakładaniu firmy niż po pierwszej niezapowiedzianej wizycie.
Katalogi mówią o tym otwarcie. ALEO z grupy ING w informacji prasowej z 27 sierpnia 2019 r. podało, że „wszystkie dane są na bieżąco aktualizowane i pochodzą z oficjalnych źródeł, takich jak KRS, CEiDG, REGON”. Baza obejmuje ponad 3 miliony polskich firm.
Fundacja Panoptykon w tekście z 15 czerwca 2018 r. o serwisie PanoramaFirm.pl opisała szerszy zaciąg. Przetwarzane tam dane „pochodzą z baz CEIDG, REGON, od podmiotów zewnętrznych, z firmowych stron WWW, portali i serwisów internetowych”.
Wskazówka praktyczna: Zanim napiszesz do portalu, sprawdź swój wpis w CEIDG. Jeśli stary numer widnieje w rejestrze, portal jest tylko lustrem.
2. Dlaczego usuwanie danych z katalogów nie rozwiązuje problemu
Nieaktualne dane firmy w internecie potrafią wrócić po skasowaniu. Załóżmy, że portal kasuje Twój profil. Problem znika na kilka tygodni i wraca przy kolejnym imporcie z rejestru. Źródło pozostało nietknięte, więc kopia ma z czego się odbudować.
Sam rejestr też nie działa jak kosz na śmieci. Art. 49 ust. 1 ustawy o CEIDG mówi wprost: „Dane zgromadzone w CEIDG nie mogą być z niej usunięte, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.”.
Zamknięcie firmy niczego tu nie skraca. Zgodnie z art. 49 ust. 2 wpis wykreślony znika z CEIDG dopiero po 10 latach.
Przez ten czas dane są dostępne dla każdego, kto zechce je pobrać.
Czy można usunąć dane firmy z CEIDG?
Nie. Zabrania tego art. 49 ust. 1 ustawy o CEIDG. Dane z rejestru nie mogą być usunięte, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Możesz zmienić treść wpisu i możesz wykreślić działalność.
Sam wpis zostaje w bazie jeszcze przez 10 lat od dnia wykreślenia.
Część serwisów sprzedających „usunięcie danych firmy z internetu” powołuje się na art. 17 RODO, czyli prawo do bycia zapomnianym. Wobec wpisu w CEIDG ta obietnica nie może zostać spełniona.
Blokuje ją art. 17 ust. 3 lit. b RODO. Prawo do usunięcia „nie ma zastosowania, w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne (...) do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym”.
To nie znaczy, że jesteś bezradny. Znaczy tyle, że narzędzie trzeba dobrać do poziomu.
Rejestr rządzi się swoimi zasadami, komercyjny katalog zupełnie innymi - do tych drugich wracam w sekcji piątej.
3. Kolejność naprawy: najpierw źródło, potem Google, na końcu kopie
Nieaktualne dane firmy w internecie naprawia się w określonej kolejności. Nie jest to kwestia gustu. Zaczynając od katalogów, gasisz pożar w miejscu, do którego ogień i tak wróci z góry.
- Zaktualizuj wpis w CEIDG - wniosek o zmianę składasz przez biznes.gov.pl. Dopóki rejestr podaje stary adres, każdy kolejny import go powiela.
- Popraw wizytówkę Google - to nie jest kopia CEIDG, tylko osobny profil. Dla klienta szukającego usługi w telefonie jest ważniejszy niż Twoja strona.
- Dopiero teraz kopie w katalogach - po naprawie źródła portale mają skąd zaciągnąć poprawne dane, a Twoje zgłoszenia przestają być syzyfowe.
Kroku drugiego nie rozpisuję, bo ma własne miejsce. Pisałem o nim w tekście o wizytówce Google Moja Firma. Ważne jest co innego: w wizytówce nie kupisz sobie lepszej pozycji.
Dokumentacja Google podaje trzy czynniki rankingu lokalnego: trafność, odległość i popularność. Dodaje przy tym wprost: „There's no way to request or pay for a better local ranking”. Aktualne dane to jeden z nielicznych elementów, na które masz realny wpływ.
Krok trzeci wygląda banalnie, dopóki nie zaczniesz liczyć. Firma z kilkuletnią historią ma zwykle profile w kilkunastu serwisach, każdy z innym formularzem i innym czasem reakcji.
Cel jest jeden: identyczne dane wszędzie. W branży mówi się o NAP - nazwie, adresie i telefonie w tym samym brzmieniu. Rozjazdy między wersjami osłabiają pozycjonowanie lokalne w Google i mylą klienta.
4. Co się zmienia od 14 października 2026 w danych kontaktowych
Dziś obowiązuje model sprzeciwu. Art. 43 ust. 1 mówi, że CEIDG udostępnia dane z art. 5 ust. 1 i 2. Wyjątkiem są PESEL, data urodzenia i dane kontaktowe, jeśli przedsiębiorca sprzeciwił się ich udostępnianiu.
Telefon i adres strony są więc jawne dopóty, dopóki sam ich nie zablokujesz. Większość przedsiębiorców nigdy tego nie robi, bo nie wie, że może.
Ustawa z 13 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 507) odwraca ten porządek. Od 14 października 2026 r. wchodzi nowy art. 43 ust. 1a. Telefon i adres strony internetowej CEIDG udostępni tylko za zgodą wnioskodawcy.
Dochodzi też tryb wnioskowy. Nowy ust. 1b pozwala uprawnionemu użytkownikowi tych danych wystąpić do ministra o ich niepublikowanie. Ust. 1c przewiduje decyzję administracyjną.
Wskazówka praktyczna: Zmiana działa w przód. Kopie rozesłane po katalogach przed 14 października 2026 r. nie znikną same - te trzeba uporządkować ręcznie.
5. Czego naprawdę możesz żądać od katalogu
Nieaktualne dane firmy w internecie możesz prostować u konkretnego portalu. Jawność danych w rejestrze nie jest sama w sobie podstawą do dowolnego wykorzystania ich przez każdego. Wobec konkretnego portalu masz dwa realne narzędzia.
- Sprostowanie danych - art. 16 RODO: „Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.”. Stary telefon jest danymi nieprawidłowymi.
- Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego - art. 21 ust. 2 RODO daje prawo „w dowolnym momencie wnieść sprzeciw”, bez uzasadniania. To odpowiedź na telefony z ofertą płatnego wyróżnienia profilu.
Ważne rozgraniczenie. Przy jednoosobowej działalności dane firmy są jednocześnie danymi osobowymi przedsiębiorcy, więc RODO działa w pełni.
Przy spółce jest inaczej. Dane samego podmiotu nie są danymi osobowymi, chronione są dane konkretnych osób - członków zarządu czy pracownika wskazanego do kontaktu.
W zgłoszeniu podaj dokładny adres profilu, wskaż błędne dane, podaj poprawne i powołaj podstawę. Art. 16 mówi o sprostowaniu niezwłocznym, więc zwlekanie z odpowiedzią nie jest w porządku.
Gdy portal milczy, zostaje skarga do Prezesa UODO.
Najtrudniejsza w tym wszystkim nie jest treść pisma. Najtrudniejsze jest ustalenie, gdzie w ogóle wiszą Twoje dane - bo o większości tych miejsc dowiadujesz się przypadkiem.
6. Nieaktualne dane firmy w internecie - od czego zacząć porządki
Nieaktualne dane firmy w internecie porządkuje się od źródła, nie od kopii. Pięć rzeczy, które warto zapamiętać z tego tekstu.
- Zacznij od rejestru - wpis w katalogu jest kopią, a kopia odtwarza się z oryginału.
- Nie licz na skasowanie wpisu w CEIDG - po wykreśleniu działalności dane zostają tam jeszcze 10 lat.
- Wizytówka Google przed katalogami - tam klient sprawdza numer i adres najpierw.
- Od portalu żądaj sprostowania, nie usunięcia - art. 16 i art. 21 ust. 2 RODO działają, art. 17 wobec rejestru nie.
- Zapisz sobie datę 14 października 2026 - od tego dnia dane kontaktowe trafiają do CEIDG tylko za zgodą.
Czasu nie zjada prawo, tylko szukanie kopii. Trzeba je znaleźć, zestawić z rejestrem, opisać różnice i przypilnować odpowiedzi.
Rozjazd w danych łatwo przeoczyć. To jeden z tych błędów, obok których stoją typowe błędy SEO na stronie firmowej.
Robimy to jako jedną porcję pracy. Przegląd miejsc z danymi Twojej firmy, poprawa wizytówki, zgłoszenia do portali. Jeśli wolisz mieć to z głowy, zobacz usługę prowadzenia wizytówki Google albo poproś o bezpłatną wycenę.
Często zadawane pytania (FAQ)
Skąd portale mają dane mojej firmy?
Najczęściej z rejestrów publicznych: CEIDG, KRS i REGON. Dane te są jawne (art. 45 ust. 1 ustawy o CEIDG). Ich ponowne wykorzystanie reguluje ustawa o otwartych danych (art. 47 ust. 2). Portale pobierają je masowo, samodzielnie lub przez pośrednika.
Dlaczego moja firma jest w katalogu, którego nie zakładałem?
Bo profil powstał bez Twojego udziału, z importu danych z rejestru. Fundacja Panoptykon opisała to w 2018 r. na przykładzie PanoramaFirm.pl: dane pochodzą „z baz CEIDG, REGON, od podmiotów zewnętrznych, z firmowych stron WWW, portali i serwisów internetowych”. Zgoda przedsiębiorcy nie jest do tego potrzebna.
Jak zmienić nieaktualny numer telefonu firmy w Google?
Numer w wynikach Google pochodzi z wizytówki firmy, więc poprawiasz go w profilu, a nie w rejestrze. Najpierw jednak zaktualizuj wpis w CEIDG, żeby nowe importy nie przywracały starej wersji.
Dopiero potem porządkuj wizytówkę i kopie w katalogach.
Jak usunąć dane firmy z internetu po zamknięciu działalności?
Całkowicie się nie da. Wpis wykreślony znika z CEIDG dopiero po 10 latach (art. 49 ust. 2). Przez ten czas pozostaje dostępny do pobrania. Wobec konkretnych portali możesz natomiast żądać sprostowania danych i wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego.
Czy dane firmy w internecie można ukryć?
Częściowo. Dziś możesz sprzeciwić się udostępnianiu danych kontaktowych w CEIDG (art. 43 ust. 1). Od 14 października 2026 r. rejestr udostępni telefon i adres strony tylko za Twoją zgodą (nowy art. 43 ust. 1a, Dz.U. 2026 poz. 507).
Adres do doręczeń i adres wykonywania działalności pozostają jawne.